Descubre consejos y trucos para armar tu presupuesto en Excel

Descubre consejos y trucos para armar tu presupuesto en Excel

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El presupuesto es una herramienta de planeación financiera que nos permitirá gestionar los ingresos y gastos para conseguir un objetivo. Antes de comenzar a elaborar nuestro presupuesto en Excel, es importante que recordemos algunas cosas:

El ingreso es todo el dinero que recibimos, como por ejemplo el salario, intereses de una cuenta en un banco, etc.

El egreso es todo el dinero que se gasta y que generalmente no es recuperable. Un egreso puede ser fijo si los montos son similares mes a mes como el pago de la luz, agua, universidad, etc. y variable si los montos cambian y no son frecuentes como ir al estadio, al cine, etc.

Ahora que podemos identificar los ingresos, los egresos fijos y los egresos variables; ya podemos abrir nuestro libro de Excel y empezar a elaborar nuestro presupuesto. A continuación, te presento algunos consejos y trucos que te ayudarán a elaborar tu presupuesto:

 

El orden es importante

En tu hoja de Excel empieza por crear dos listas en forma vertical, una para tus ingresos y debajo la otra para tus egresos, de esa forma tendrás diferenciados y agrupados todos tus ingresos y todos tus egresos, los egresos también agrúpalos por fijos y variables.

 

Deja que Excel escriba por ti.

Si el presupuesto que vas a hacer es anual, no tienes que escribir todos los meses. Escribe sólo el primer mes, por ejemplo enero, luego sitúa el mouse en la esquina inferior derecha de la celda y cuando veas que el puntero toma la forma de una cruz delgada haz clic y arrastra el mouse hacia la derecha, verás como van apareciendo los meses siguientes.

 

Los cálculos son el alma de Excel

Luego de escribir todos los ingresos y egresos de tu presupuesto, utiliza el comando autosuma que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio para conocer los subtotales y/o totales de tus ingresos y egresos. No olvides incluir una fila al final donde harás la resta de tus ingresos menos tus egresos.

 

Mejora la presentación

Puedes utilizar los comandos de los grupos Fuente, Alineación y Número que se encuentran en la ficha Inicio para dar formato de texto, formato de moneda, poner color a las celdas, etc. Recuerda que el presupuesto lo debes revisar mes a mes y te sentirás más motivado si es agradable a la vista.

 

Resume tu presupuesto

El presupuesto que elabores será mejor cuando más detallado sea, sin embargo podrías terminar con un cuadro con muchas filas lo que dificultara su visualización. Si al terminar de elaborar tu presupuesto tienes varias filas con tus ingresos y/o egresos puedes hacer que Excel lo resuma por ti. Selecciona cualquier celda dentro de tu presupuesto y haz clic sobre el comando Subtotal que se encuentra en el grupo Esquema de la ficha Datos, se abrirá una nueva ventana en donde deberás activar el check en todos los meses y hacer clic en aceptar, verás como Excel agrupa todos los ingresos y todos los egresos.

 

Crea un gráfico

No hay mejor manera de ver datos numéricos y sacar conclusiones que mediante los gráficos.

Crea gráficos de barra o circulares para ver la distribución de tus gastos e identificar qué es lo que se lleva la mayor parte de tus ingresos.

Una vez que termines de elaborar tu presupuesto estarás mejor preparado para conocer tu situación financiera y tomar decisiones de ahorro, inversión, reducir tus gastos o buscar más ingresos.